La automatización en los hoteles consiste en automatizar procesos que anteriormente se realizaban de forma manual por personas, gracias a la introducción de la tecnología.
Por supuesto, la automatización no sustituye en los alojamientos a los empleados, que contribuyen en gran medida a que la estancia de los huéspedes sea un éxito, sino que busca realizar de forma más eficiente tareas repetitivas o complejas que consumen tiempo y recursos humanos.
Los sistemas automatizados se pueden utilizar para administrar el inventario de habitaciones de los hoteles, controlar los accesos, gestionar las reservas o comunicarse con los huéspedes para favorecer su fidelización, entre muchas otras opciones.
Cinco ventajas de la automatización en los alojamientos y hoteles
La automatización redunda en beneficios tanto para los gestores y empleados de los alojamientos, como de las personas que se hospedan en él, ya que siempre está orientada a mejorar su experiencia.
1. Reducción de costes
Una de las principales ventajas de la automatización en los hoteles es la reducción de los costes. Por un lado, al permitir realizar de forma automatizada tareas que antes se hacían manualmente por una persona, es posible destinar esos recursos humanos a labores más estratégicas del hotel. Por otro, algunas de las automatizaciones están programadas para la eficiencia, por ejemplo, evitando el despilfarro de energía.
Por supuesto, la automatización requiere una inversión, que en los hoteles con cientos de habitaciones no es nada desdeñable. Pero en el medio plazo este desembolso inicial queda amortizado, lo que ha llevado a una tendencia imparable de digitalización en los hoteles en la última década.
2. Ahorro de tiempo
Generalmente, los procesos automatizados permiten ahorrar tiempo en los procesos, que tienen además un margen de error mucho menor. Por ejemplo, enviar un correo automatizado de agradecimiento a todos los huéspedes que han abandonado ese día el hotel se puede realizar en cuestión de minutos, algo que no sería posible de forma manual y que llevaría, probablemente, a descartar esta acción.
Del mismo modo, en un momento tan crucial como la recepción de los viajeros y el check-in, la automatización permite a los equipos de recepción ser mucho más ágiles y evitar los atascos. Esto es posible gracias a herramientas como el registro digital, que permite tomar rápidamente los datos del documento de identidad, o a las llaves digitales, que en cuestión de segundos pueden estar listas para todos los ocupantes de una habitación.
Al final, todas las acciones están orientadas a este punto. Y la tecnología es solo una herramienta más para conseguirlo. El principal punto a favor suele ser este ahorro de tiempo en la necesaria burocracia para el alojamiento del huésped, como el registro de viajeros o la entrega de la llave.
Hay que tener en cuenta que es necesario realizar estos procesos a la llegada del huésped, cuando muchas veces está exhausto tras un viaje, por lo que la agilidad es siempre muy bien valorada en esta “primera impresión”. Incluso en algunos hoteles sin recepción 24 horas o con entrada autónoma, la tecnología permite que el usuario pueda acceder directamente a la habitación asignada sin pasar por recepción, simplemente, con los permisos enviados a su Smartphone. En este sentido, la llegada y salida flexible de los huéspedes, que hace años no era posible, hoy es una realidad en millones de alojamientos.
4. Conectividad para una gestión integral
Uno de los puntos fuertes en la automatización hotelera es que muchos de los sistemas permiten la conectividad con otras herramientas para que todo esté coordinado y los datos se compartan de una forma más ágil y sincronizada.
5. Gestión de datos
La automatización va de la mano de la gestión más eficaz de los datos de los huéspedes, que permite ofrecerles experiencias más personalizadas en función de su perfil o enviarles solo comunicaciones de su interés a su correo electrónico. Otro ejemplo es la valiosa información que brindan los software de control de accesos de los hoteles, que permiten conocer quién y cuándo se ha realizado un acceso determinado ante problemas de seguridad o incluso observar patrones de comportamiento de los huéspedes, como en qué franja horaria abandonan los usuarios las habitaciones por la mañana. El objetivo es analizar estos datos para poder efectuar mejoras, como, por ejemplo, adelantar la hora del desayuno.
Seis sistemas para la automatización hotelera
1. Sistema de gestión hotelero (PMS)
De las siglas del inglés Property Management System, este sistema es el centro neurálgico de la operativa de un alojamiento. Permite desde recabar los datos de registro de un huésped, hasta asignarle una habitación o emitir su factura. En Omnitec, integramos nuestras soluciones de software con los principales PMS del mercado, ayudando a simplificar procesos y agilizar las tareas propias de la recepción del hotel o mejorar la experiencia de uso y estancia de huéspedes.
2. Software de control de acceso para hoteles
Permite gestionar el control de accesos en los hoteles que disponen de cerraduras electrónicas, un sistema que ya ha sustituido a las llaves convencionales en la mayoría de los hoteles modernos.
Omnitec, fabricante y distribuidor de cerraduras electrónicas y otros dispositivos para hotel, ha desarrollado el software de gestión de accesos OS ACCESS, uno de los más modernos del mercado y que actúa como elemento vertebrador para simplificar la gestión y control de las credenciales de acceso de huéspedes, personal interno o externo.
3. Channel Manager
Se trata de una herramienta informática para gestionar todos los canales en los que se anuncia el alojamiento en un mismo panel de control. Imaginemos un hotel que se publicita y permite la reserva en Booking, en Expedia y en Airbnb. Este sistema de gestión permite desde actualizar en tiempo real los precios, hasta eliminar la disponibilidad de una habitación en todas las plataformas, una vez que se reserva en una.
4. Motor de reservas
La propia página web del hotel también suele contar con un motor de reservas que hará posible que los huéspedes reserven de forma anticipada su habitación. La mayoría de las veces no es necesario confirmar desde recepción la reserva y el usuario recibe al instante un correo electrónico con la confirmación de su reserva.
5. Registro de viajeros automático
En lugares como España es obligatorio realizar un registro de los huéspedes que se hospedan en un alojamiento turístico, recopilando una serie de datos junto con la fecha de entrada y la firma. Este proceso, que se suele realizar a la vez que el check-in, puede ocasionar atascos si se realiza de forma manual. Por ello, existen soluciones tecnológicas que permiten escanear los datos del documento de identidad del huésped, autocompletar los campos necesarios y enviar directamente a las autoridades, reduciendo notablemente el tiempo de este proceso.
6. Sistemas para el ahorro energético
Son cruciales en grandes complejos hoteleros, donde suponen ahorros energéticos muy importantes. Hablamos de economizadores, sensores de presencia o incluso sensores de puertas y ventanas, que actúan de forma inteligente para mantener una temperatura adecuada en la habitación, evitando al mismo tiempo el despilfarro energético.
Si quieres automatizar los procesos de tu hotel o del alojamiento turístico que gestionas, contacta con Omnitec para que podamos estudiar juntos cómo ayudarte.